Työjuhdat ja ketterät luottopakit: videoneuvottelualustat vertailussa

Monen ”uusi normaali” on allekirjoittaneen ”business as usual”. Etätyöskentelyn menetelmät, videoneuvottelualustat ja erilaiset pikaviestimet olleet käytössäni jo vuosia. Löysin korona-aikanakin itseni kaikenlaisista työryhmistä ja porukoista, joissa tarvittiin nopeaa viestintää mm. aikataulujen ja tavoitteiden suunnittelemiseksi ja jopa yhteisten tarjousten muokkaamiseksi. Pienten yritysten tai työryhmien kanssa toimintaympäristö usein rakentuu hinnaltaan kohtuullisten tai ilmaisten työkalujen ympärille. Suuryritykset puolestaan tuovat valmiiksi tiskiin ne järjestelmät, jotka heillä on käytössä muutenkin ja joihin on helppo liittyä kumppanina.

Tämä artikkeli on päivitys vuoden 2017 tekstiin, jossa listailin joitakin (lähes) ilmaisia työkaluja. Tällä kierroksella keskityn viime aikojen kokemuksiini videoneuvottelu- ja kokousalustoista. Lopussa on mukana myös kaksi kenties vähemmän tunnettua haastajaa pikaviestinten kategoriasta.

Waka wanha webinaarijuhta: Adobe Connect

Adobe Connect (AC) on tuttu jo monen vuoden ajalta erityisesti erilaisten webinaarien toteuttamisessa. Kotimaisissa webinaareissa olen törmännyt siihen enää harvoin, mutta kaksi vakituisesti seuraamaani kansainvälistä webinaarisarjaa (LSG webinars ja xAPI Cohort) käyttävät edelleen AC:tä.

Kiitosta AC saa minulta, ehkä yllättäen, chat-toiminnostaan. Moni globaali webinaari on saanut varsinaisen asiasisällön kylkeen mukavasti lisäpotkua osallistujien käymistä chat-keskusteluista. Taitavat esittäjät ja hostit aktivoivat osallistujia erilaisten äänestysten ja kyselyjen muodossa.

Valitettavasti aika on ajanut AC:n ohi käytettävyysmielessä, enkä ikimaailmassa valitsisi sitä itse käyttöön. Sen käyttöliittymä ei ole uudistunut lainkaan niinä yli 10 vuotena, joina olen sitä käyttänyt. Aiempien vuosien tuntuma käytön raskaudesta ja erilaiset tekniset ongelmat painavat yhä takaraivossa. Jos on onnistunut pääsemään linjoille, niin ainakin ääniä on saanut metsästää. (Mobiilikäyttöä en ole edes yrittänyt aikoihin, joten ehkä siihen on tullut parannuksia joista en tiedä.)

Kaikkeen kätevä: Zoom

Jos edellä kerrottu AC vaatii asennuksia ennen käyttöä, samaa tekee myös Zoom. Toisaalta sen jälkeinen käyttökokemus on sujuvampi ja nykyaikaisempi, ja toimii myös mobiilissa.

Zoom taipuu moneen. Olen ollut Zoomissa osallistujana niin webinaareissa, koko päivän kestäneissä koulutuksissa kuin lyhyemmissä tuotedemoissakin. Zoomissa voi jakaa osallistujat ns. breakout-roomeihin, jolloin jopa pienryhmätyöskentely ja keskustelu onnistuu osana isojakin koulutuksia.

Yksinyrittäjälle huomioitavaa on, että ilmaiskäyttö kattaa n. 40 minuutin pituiset istunnot kerrallaan. Tätä voisi siis harkita, jos omassa tuotepaletissa olisi vaikkapa pikawebinaarien pitäminen, tuote-esittelyt tai pikapalaverit. Pidempiin sessioihin tarvitsee jo vähän vilauttaa dollarinkuvia, mutta hinnat eivät ole aivan mahdottomia siinäkään.

Ihan ilman ongelmia ei Zoomin käyttö ole aina onnistunut: uudelleenkäynnistystä ja -liittymistä on ollut toisinaan tarjolla. Tässä ehkä ongelmaksi nousee yleisesti aina se, jos jotain paikallisia asennuksia vaaditaan ja oma versio on jo ehtinyt vanhentua.

Lisäksi ”hybridiryhmä”, jossa osa koulutuksen osallistujista oli läsnä ryhmänä paikan päällä ja osa etänä linjoilla, oli hieman vaikea toteuttaa. Ainakin yhteisten keskustelujen kannalta: etänä olleet eivät kuulleet paikallaolijoiden spontaania keskustelua.

Organisaation oppimisen ketteröittäjä: Microsoft Teams

Zoomiin verrattuna hyvin samankaltaisen käyttökokemuksen tarjoaa Microsoftin Teams. Samoin kuin Zoomista, myös Teamsista on olemassa ilmaisversio verkkokokouksia varten. Teamsin avulla organisaatioissa vedetään läpi nykyään ihan kaikki: tiimikeskustelut, webinaarit, demot, valmennukset, infosessiot…

Koko päivän valmennuksetkin onnistuvat verkossa, kun ryhmän voi täälläkin jakaa breakout roomeihin keskustelemaan. Breakout roomeja soveltaen olin keväällä puhujana jopa erään organisaation sisäisisillä virtuaalimessuilla. Niissä oli rinnakkain neljä samaan aikaan pyörivää aihelinjaa, joista jokaisessa oli 20 minuuttia kestäviä puheenvuoroja.

Teamsilla olen myös hostannut erään organisaation sisäisiä, kuukausittaisia oppimis- ja tiedonjakotuokioita ”virtuaalikahviemäntänä”. Esikuvana tälle on ollut ”Instructional Designers in Offices Drinking Coffee” -webinaarisarja. Tällaiseen toimintaan Teamsin etu on ollut, että olemme voineet kutsua mukaan ulkoisiakin asiantuntijoita vieraiksi ja tallenne generoituu aina automaattisesti niitä varten, jotka eivät paikan päälle päässeet livenä.

Teamsista olisi paljonkin sanottavaa. Erityisesti siksi, että tämän kevään aikana pohdin Teamsin käyttöä nimenomaan osana organisaation oppimista ja muita järjestelmiä. Se integroituu mm. Moodleen sekä Officen omaan oppimisympäristöön LMS365:seen. Tämän teeman auki purkaminen on ihan oman tekstinsä aihe, mutta kommenttejani odotellessa voit tutustua esim. Tredussa tehtyyn kehittämistyöhön.

Vanhat luottopakit: Skype

Samoin kuin AC, myös Skype menee sarjaan ”the old reliables”. Vaikka Microsoft on korvaamassa Skype for Businessiä Teamsilla isojen organisaatioiden viestintävälineenä, toimii Skype silti edelleen pienemmillä organisaatioilla ja yksityiskäytössä.

Kevään aikana Skype valikoitui erään pienen asiakasprojektini videoneuvottelualustaksi, vaikka en sitä muuten oikeastaan käytäkään. Valinnalle ei ollut muuta syytä kuin se, että olimme ko. tiimin kanssa ennenkin hoitaneet asioita Skypen kautta, eikä vaihtaminen olisi sinänsä tuonut mitään lisäarvoa yhteistyölle. ”Jos se ei ole rikki, älä ainakaan riko sitä.”

Riitti, että saimme kolme henkilöä samaan aikaan linjoille ja pystyimme jakamaan ruudun. Keskustelujen ja ruudunjaon tallentaminen onnistui myös, mikä olikin itse asiassa hyödyllinen toiminto, josta en ollut aiemmin edes tietoinen!

…ja Google Hangouts

Hassua sinänsä, että Google on vuosikausia ollut läsnä kaikessa tekemisessäni, mutta sen videoneuvottelutyökalu Hangouts on ollut tässä listatuista minulle vähimmällä käytöllä.

Kyse ei ole käytön vaikeudesta tai mobiilikäytön hankaluudesta. Kaikki toimii kyllä! Hangoutsin käyttöliittymä on hyvin pelkistetty ja se ajaa simppelisti asiansa, kun tarvitaan kuvaa, ääntä ja ruudunjakoa. Hangoutsin etu on tiiviissä integraatiossa Googlen muihin työkaluihin, kuten kalenteriin.

Vinkki! Jos mietit mihin leiriin esim. pienyrittäjän kannattaa omassa työkaluvalikoimassaan lähteä, niin tässä artikkelissa on mielestäni hyvä vertailu Microsoftin ja Googlen valikoimasta mm. yhteistyön, informaation ja kalenterinhallinnan näkökulmista. Toisaalla olevassa artikkelissa puolestaan on pohdittu edellisten soveltuvuutta Zoomiin verrattuna.

Vaivaton one-click-shop: Jitsi Meet

Erään startupin kautta tutustuin todella kevyeen videoneuvottelualustaan, Jitsiin. Tämä on niin helppo, ettei sitä meinaa edes uskoa!

Jos et halua asennella mitään, etkä halua antaa käyttäjätietojasi kenenkään ulkopuolisen haltuun, kokeile Jitsiä selaimen avulla (parhaiten toimii Chrome). Kirjautumisia ja kirjautumisen vahvistuksia ja monimutkaisia reseptejä ei tarvita. Olen nähnyt Jitsiä käytettävän mm. omaishoitajien yhteisön verkkokeskusteluissa, joissa on kyse hyvin eri tason digiosaajista. Kaikilla tietokonetaidot eivät ole välttämättä selkäytimessä, mutta Jitsi käy jopa tähän, koska se vain on niin helppo.

Menet vain osoitteeseen meet.jitsi.com, luot kokouksellesi nimen ja sen jälkeen olet jo saman tien online. Muut osallistujat voit kutsua haluamallasi tavalla liittymään kokoukseen joko kutsumalla suoraan ohjelmasta tai jakamalla linkin muissa kanavissa. Ruudunjako toimii vaivattomasti.

Jos mobiilikäyttöä kaipaa, niin Jitsi Meet -sovelluksen voi asentaa ilmaiseksi. Sen jälkeen vain samat sävelet kuin tuossa edellä.

Tietoturvaa voi lisätä määrittämällä kokoukselle salasanan, jonka jaat ainoastaan osallistujien tietoon. Muutenhan kuka tahansa voisi harhailla toisten kokoukseen, jos vain tietää kokouksen nimen ja ajankohdan.

Yksityisyyttään varjelevalle: Tox

Niin, se tietoturva. Jo kauan ennen koronaa kuulin tutulta ohjelmistokehittäjältä avoimen lähdekoodin Toxista, joka nimenomaan mainostaa itseään turvallisena vaihtoehtona. Sen kohdeyleisöä ovat: ”people fed up with the existing options that spy on us, track us, censor us, and keep us from innovating”.

Toisin kuin Jitsin kanssa, tänne täytyy luoda tunnus. Tunnuksen luonti kesti ehkä noin kolme sekuntia, koska tässä ei kyselty sähköposteja, nimeä, puhelinnumeroa, pankkikortin pin-koodia, eikä muutakaan. Käyttäjänimi tarvitaan, jolla voi liittyä Tox-verkoston jäseneksi. Verkostossa olevat tuttavasi voivat sen jälkeen pyytää sinua keskusteluihin mukaan.

Mobiilisovellus Antox on vain kahdenkeskiseen viestintään (vähän kuin WhatsApp ilman ryhmämahdollisuutta), mutta se vie harmittavan paljon mobiililaitteen akkua. Varsinaisella työpöytäsovelluksella voisi jakaa myös ruutua sekä dokumentteja, mutta tätä en ole koskaan kokeillut. Ajantasaisen listauksen tuetuista toiminnallisuuksista voi lukaista täältä: https://tox.chat/clients.html

Pika-pika-bonus: Telegram

Tässä tekstissä ei varsinaisesti esitellä pikaviestimiä, kuten WhatsApp tai Slack, mutta Toxin jälkeen on syytä kuitenkin esitellä myös Telegram. Sillä on Toxin kanssa yhteistä sekä avoin lähdekoodi, tietoturvapainotus että ilmaisuus. Tätä en ollut ennen koronakevättä kokeillut.

Tunnistautumiseen tarvitaan ainoastaan puhelinnumero, muita rekisteröitymistoimenpiteitä ei ole. Telegramissa ei pysty jakamaan ruutua, mutta se soveltuu esim. kaveriporukan tai työryhmän pikaviestittelyyn, kun ihmiset tarvitsee saada nopeasti kiinni.

Tänä keväänä oma yritykseni ja toinen pienyritys viimeistelimme erään tarjouksen yksityiskohtia juuri Telegramin avulla, koska meillä ei ollut muita yhteisiä alustoja ja dokumentit oli jo työstetty Google Drivessa valmiiksi. Sähköpostitse pikakommenttien lähettäminen ei juuri ollut nopeaa, kun täytyi reagoida aikaraamien puitteissa.

Mikä toimii sinulle?

Kuten kesän 2017 tekstinikin, myös tämänkertainen listaus on nykymaailmassa aina enemmän tai vähemmän work-in-progress. Uusia työkaluja putkahtelee markkinoille jatkuvasti ja kaikesta ei ole mahdollista pysyä perillä – ja kaikkia kilkkeitä en sentään minäkään käytä.

Tässäkin esittelyssä pätee sama kuin monessa muussakin asiassa: globaalit viestintätarpeet edellyttävät eri tason arsenaalia kuin vapaamuotoisen työryhmän harrastama ideoiden pallottelu. Skaala ja konteksti vaikuttavat ja jos koronakevät toi jotain hyvää, niin ainakin digivälineiden vaihtoehtojen runsauden ja kustannustehokkuuden ymmärtämisen muillekin.

Pidän siitä joustavuudesta, että voin tehdä töitä sekä suuryritysten että startupien kanssa. Molemmilta oppii uutta: joko isoja prosesseja ja best practiceita, tai jotain aivan uusia ratkaisuita, joista isot organisaatiot eivät olisi kuulleetkaan. Pääasia on toimia tilanteen edellyttämällä tavalla. Liityn sinne, minne on kulloinkin tarpeen liittyä ja riippuen siitä, millaista työskentelyotetta kulloinkin tarvitaan.