Minimalismi on sisältöjen konmaritusta

Mitä minimalismi tarkoittaa teknisessä viestinnässä? Kerronpa heti alkuun, mitä se ei ainakaan tarkoita. Ensimmäisessä koskaan dokumentoimassani käyttöohjeessa oli vaatimattomat 22 steppiä. Siinä kerroin loppukäyttäjälle kaiken mahdollisen erään ohjelmiston yhdestä toiminnallisuudesta, varmuuden vuoksi. Myöhempi minäni on ymmärtänyt, että tällä ei ole paljoakaan tekemistä minimalistisen ilmaisun kanssa. Mutta millä on? Onko kyse ainoastaan siitä, että siivotaan sisällöistä liiat sanat pois ja kirjoitetaan vähemmän?

Käyttökelpoista ja kohdennettua sisältöä

Teknisessä viestinnässä minimalismi ymmärretään pyrkimyksenä karsia turhat rönsyt ja epäolennaisuudet pois sisällöistä. Tuotettavien sisältöjen määrä ja laajuus lähtevät aina tuotteen tai palvelun loppukäyttäjän tarpeiden ymmärtämisestä. Esimerkiksi professori Hans van der Meij’n mukaan minimalismi tähtää käyttäjän kannalta vain hyödyllisen ja käyttökelpoisen tiedon esittämiseen. Englanniksi asian voisi tiivistää sanoihin: usefulness = usability + utility.

Minimalistinen sisältö siis auttaa käyttäjää suoriutumaan tehtävästään, selviytymään virhetilanteista ja edesauttaa myös oppimista. Muutama järkeenkäypä perusohje olisi auttanut minuakin karsimaan 22-vaiheisen ohjeeni vähän käyttökelpoisemmaksi:

  • Anna ratkaisu juuri käyttäjän ongelmaan, älä selitä koko maailman asioita.
  • Jaa sisältö tarkoituksen mukaan eri tyyppeihin: ohjeistava tieto vastaa eri tarpeeseen kuin kuvaileva tieto tai nopeasti tarkistettava referenssitieto.
  • Puhuttele käyttäjää suoraan aktiivilla, äläkä piilota toimintaa passiiviin.
  • Käytä listoja, taulukoita ja kuvia helpottamaan tiedon omaksuttavuutta.
  • Pilko pitkät kuvaukset lyhyemmiksi.

Nykyinen minäni yrittää aina miettiä informaatiota tuottaessaan erityisesti sitä, onko perinteisen tekstin kirjoittaminen ylipäätään tarpeen. Joskus käyttäjää voi palvella paremmin esittämällä asiansa tiiviimmin ja helpommin omaksuttavassa muodossa kuvana tai videona. Joskus visualisoinnista on apua prosessin tukena erityisesti siinä tilanteessa, kun ohjeita pitäisi jo kirjoittaa, mutta kaikki tarvittava taustatieto ei ole vielä saatavilla.

Turha sisältö on kuin pieneksi jäänyt kesätakki

Kun hain taannoin Twitteristä sisältöjä suomalaisella hakusanalla ”minimalismi”, olin ensin ymmälläni. En löytänyt mitään sellaista, mikä liittyisi edellä kertomaani lainkaan. Viestinnän, kielelliseen ilmaisun tai sisällönhallinnan teemojen sijasta hakutulokset näyttivät vain kuvia ihmisten tyhjentyneistä kaapeista ja jätesäkeistä.

Sitten tajusin, että niinhän se juuri menee: minimalismihan on oikeastaan ”sisällön konmaritusta”. Suurta suosiota nauttivan japanilaisen järjestämisguru Marie Kondon kodinsiivousohjeiden pääajatushan on jättää jäljelle vain tavarat, jotka tuottavat itselle iloa – kaikki muu saa mennä.

Jokaisen viestijän kannattaisi pitää sisältöjä tuottaessaan mielessä konmarin opit ja vastata kysymyksiin: ”Tuottaako tämä sisältö iloa käyttäjälleen? Antaako se ratkaisun johonkin ongelmaan? Onko se ymmärrettävästi esitetty?” Jos vastaus on ei, kannattaa kriittisesti harkita tarvitaanko sellaista sisältöä ollenkaan. Samoin kuin se kaapin perillä majaileva pieneksi jäänyt vaate, myös epäolennainen sisältö jää käyttämättä.

Tuuleta sisällönhallintajärjestelmän jemmat!

Minimalismilla on myös laajempia ulottuvuuksia: kun sisältöä on vähemmän ja se on paremmin kohdennettua, sitä on vaivattomampi ja kustannustehokkaampi ylläpitää. Tähän liittyen törmäsin hauskaan artikkeliin ”minimalismipelistä”. Sen mukaan konmarituksen inspiroimassa siivouspelissä kuukauden ensimmäisenä päivänä kotoa poistetaan yksi tarpeeton esine, toisena kaksi, kolmantena kolme ja niin edelleen. Pelkästään kuukauden aikana poistoon tai kiertoon päätyy tällä logiikalla yhteensä lähes 500 tavaraa. Sen kirjoittaja tiivistää: ”Pelin parasta antia on, että aika monta jemmaa tulee avattua”.

Vastaavia jemmoja on varmasti kertynyt monien organisaatioiden sisällönhallintajärjestelmiin. Olemassaolevan sisältömassan konmaritus minimalismin hengessä voisikin sopia tekniselle viestijälle erinomaisesti esimerkiksi sellaiseen vaiheeseen, jossa tuote- tai työkalu-uudistuksen yhteydessä käydään läpi koko sisällön migraatio-, ylläpito- ja käännöstarpeet.

Jos tällaiseen ei tee mieli ryhtyä omin käsin, automaation hyödyntäminen voi tarjota konmaritukseen uuden ulottuvuuden. Laita ”siivousrobotti” ryömimään sisällönhallintajärjestelmän uumeniin ja käske sen löytää sisällöt, joita kukaan ei ole katsonut eikä kaivannut. Tällaisen läpikäynnin jälkeen saattaa myös olla tarve katsastaa prosesseja uudella silmällä ja pohtia onko toimintatavoissa jotain, mitä voitaisiin automatisoida. Tällöin voidaan vapauttaa teknisille viestijöille enemmän aikaa laadukkaiden ja loppukäyttäjän kannalta mielekkäiden sisältöjen tuottamiseen.

Lue lisää

Kevään ja syksyn 2017 ajan joukko teknisen viestinnän ammattilaisia syvensi taitojaan erikoistumisopintojen parissa. Ryhmän ohjaajat Tytti Suojanen, Jenni Virtaluoto ja Suvi Isohella koostivat minimalismin parhaita käytänteitä oheiseen posteriin. Klikkaa isommaksi, tutustu ja sovella omassa työssäsi!

Dokumentointiprosessi minimalismin näkökulmasta